税理士との資料のやり取りは、Google Driveを使うとバックアップが取れるだけでなく郵送料の節約になります。

税理士との資料のやり取りをmail、郵便やfaxでやっていませんか？

GoogleDriveを使用するとバックアップにもなりますし、郵送料が安くなるので使っていくべきです。

なぜGoogleDriveを使うべきなのか？

下記の理由からGoogleDriveをお勧めしています。

1.ドロップボックスなどの別のクラウドストレージでも構わないが無料で15GBまで使えるため画像ファイルをやり取りすることを考えるなら容量が多いものがよいため

簡単な比較ですが、有名どころ3社で比較してみるとわかりますが、15GBはかなり多いです。

2.質問などのやり取りをする際にスプレットシートなど(Googleが提供しているExcelやWordのようなもの)を使用してリアルタイムで修正を行える

ExcelやWordに慣れていると使いにくいと感じるかもしれませんが、VBAなどを使用していないのであればソフトに慣れていないだけなので使っているうちに問題を感じなくなってくると思います。

簡易ですが、スプレットシートのリアルタイム修正のイメージは下記の形となり、クラウド上にあるスプレットシートのデータを修正できるということです。

 

3.資料をPDF等でGoogleDriveにアップロードすることにより、資料のバックアップを取ることができる。

アプリをパソコンにインストールすることにより、クラウド上のGoogleDriveにパソコン上のフォルダがバックアップされることになります。

4.資料の名前にわかりやすいものをつけておけば検索がかけられるため資料を探す手間が減る

パソコン上の検索もかけられますが、GoogleDrive上にも検索機能があるため紙に比べて資料を探す手間が減ります。

5.郵送料がかからず、リアルタイムで資料をやり取りでき郵送途中の資料紛失リスクがなくなる

資料の大きさによりますが、少なくとも1回で300円～1,000円位かかる郵送料がなくなります。

毎月送っていると考えると　1,000円×12か月で年間で12,000円位の節約になります。

また、郵送をしないため資料をアップロードすればすぐに相手の手元に渡すことができるため、銀行から急に申告書が欲しいといわれたときにも対応することができます。

6.メールに比べて最新版のデータかが一目瞭然

ネットにつながっていればファイルがクラウド上と同期されているため、メールで起こりがちなどのタイミングで送ったものが最新かわからなくなるということがありません。

まとめ

GoogleDriveを使用するかは最終的にはご自身の判断になりますが、上記の理由とクラウド会計との親和性が高いため弊社のクライアントには必ずお勧めしております。

また、アカウントの取り方は、Gmailアカウントの取り方としてこちらで説明しておりますのでご参考までにご覧ください。