チャージ代を経費にすることはできるのか？

正直チャージ代を経費にするのはかなり難しいです。

 

なぜチャージ代は経費計上するのが難しいのか？

一言で言ってしまうと現金と同じようにいろいろな場所で買い物ができてしまうからです。

このチャージ代の計上を認めてしまうと例えば、残高0円のICカードがあると2万円までチャージができるので、この残高0円のカードを100枚集めて現金200万円があれば今後商品を買うことができる200万円が手元にあり、200万円が経費となってしまいます。

 

チャージ代を経費にする方法はないのか？

自分が指導する際は、チャージ代は経費にしないで下さいとお伝えしています。

チャージ代そのままを計上するよりは、下記のような処理を取ってみるともしかすると経費として認められるかもしれません。

準備・保存するもの、前提

チャージの利用明細(決算期分)

チャージの領収書(決算期分)

電車バス以外の使用が無い

処理の仕方

①チャージ代を旅費交通費に計上する

旅費交通費　×××　/　現金預金　×××

②決算時にICカードの残高に残っているものを、前払金として計上する

前払金　×××　/　旅費交通費　×××

なぜ認められる可能性があるか？

①電車バス以外使用していない

②決算時に使っていない分を経費から外している

③①、②をしていると、実際に一つ一つ計上している場合と経費の金額が変わらないため否認をしにくい

④チャージの利用明細により使用履歴が明確

適正な方法でより簡単に計上するには？

方法は大まかに分けて2種類あると思います。

①

freeeなどのクラウドソフトを使用しているのであれば、モバイルsuica等のICカードのデータと連動させることにより自分で勘定科目以外の1件1件のデータを打つ必要がなくなります。

さらに、勘定科目を取込と同時に登録するには、freeeでいえば自動登録の部分一致を使用すれば簡単にできるようになります。

②

freeeなどのクラウドソフトを使用していないのであれば、モバイルsuica等のICカードのホームページからcsvデータをダウロードして、会計ソフトに取り込めるように加工をする。

まとめ

チャージ代を経費にする方法はあくまで個人的な見解で、可能性があるだけでお勧めする方法ではありません。

経理は大体で構いませんので毎日することをお勧めしています。

毎日経理をしていれば、電車代などの登録はそれほど大変なことではありませんので、まとめて入力するのではなく、日々入力して決算末等で苦しまないようにしていきましょう。